Care este diferența dintre un spațiu de lucru flexibil și un birou tradițional?

În multe orașe mari din lume spațiul de lucru flexibil de conturează tot mai mult ca o alternativă convenabilă la soluțiile de birouri tradiționale pentru că le oferă companiilor posibilitatea de a implementa soluții de spațiu versatile.

Spațiile de lucru flexibile mai sunt denumite și birouri partajate sau flexispace. Ele sunt încăperi dotate cu echipamente de bază precum internet, linii telefonice, birouri și scaune, care le permit angajaților, care în mod normal lucrează de acasă sau la distanță, să aibă un birou fizic pentru câteva ore în fiecare săptămână sau în fiecare lună, în funcție de nevoi.

Spre deosebire de birourile tradiționale, alocarea spațiului în spațiile de lucru flexibile nu este fixă, astfel încât afacerile pot maximiza beneficiile unor soluții eficiente din punctul de vedere al costurilor și al timpului. Dacă în birourile tradiționale, angajații își petrec cea mai mare parte din timpul lor de lucru la birou, flexispace-urile îi permit personalului angajat să lucreze din locații alternative. Altfel spus, angajații, mai ales cei care au de prestat și muncă de teren, pot veni  la birou doar atunci când este necesar. În unele cazuri, există chiar posibilitatea ca angajații din diferite companii să împartă un spațiu de lucru flexibil.

Marele avantaj al spațiilor de birouri flexibile este acela că le oferă proprietarilor de afaceri acces la încăperi complet echipate, fără a necesita un angajament pe termen lung în ceea ce privește durata contractului de închiriere sau termenii contractuali. Durata contractelor de închiriere variază și poate fi prelungită pentru a se potrivi nevoilor și cerințelor ocupantului. S-a demonstrat că cei mai mulți chiriași care optează pentru astfel de soluții încheie contracte pentru o durată de 4-6 luni, însă unii ajung să le prelungească și până la doi ani.

Un alt avantaj al acestor spații este acela că sunt mereu gata de mutare. Astfel, chiriașii care optează pentru această soluție se pot bucura de o tranziție mai puțin deranjantă atunci când sunt nevoiți să își schimbe birourile. Este suficientă o notificare prealabilă în acest sens și totul se rezolvă ușor și rapid.

Spațiile de birouri flexibile sunt cunoscute de asemenea și ca spații de lucru temporare. Contractele de închiriere tradiționale nu pot satisface întotdeauna nevoile firmelor în fiecare etapă de dezvoltare a acestora. De exemplu, este posibil ca unele companii să aibă nevoie de spații de birouri suplimentare în timpul unei perioade deosebit de aglomerate, dar nu se pot angaja la un contract de închiriere pe termen lung. Alte firme ar putea fi nevoite să își elibereze sediul actual în timp ce caută un spațiu mai adecvat pe termen lung. Întreprinderile nou-înființate ar putea dori să închirieze spații de birouri pe o perioadă temporară înainte de a se angaja pentru o locație specifică. În astfel de cazuri, spațiile de birouri flexibile reprezintă o soluție ideală, deoarece oferă genul de flexibilitate pe care spațiile de birouri tradiționale nu o pot oferi.

Există și alte motive pentru care spațiile de birouri flexibile pot fi atractive pentru unii antreprenori. Reducerea cheltuielilor este unul dintre avantajele cel mai des amintite când vine vorba de spațiile de lucru flexibile. În general, birourile flexibile sunt mai ieftine decât cele tradiționale, deoarece majoritatea furnizorilor includ toate cheltuielile într-o singură taxă lunară fixă. Tarifele de închiriere pot include parcarea, apa, electricitatea, încălzirea, ratele de afaceri și alte utilități, iar mulți furnizori oferă, de asemenea, posibilitatea de a adăuga și alte elemente suplimentare, cum ar fi spații de depozitare pentru afaceri sau locuri de parcare pentru vizitatori.

Costurile lunare fixe facilitează planificarea financiară și permit companiilor să își gestioneze bugetul cu mai multă precizie, ajutându-le să își reducă cheltuielile generale. Nu în ultimul rând, proprietarii de afaceri au opțiunea de a închiria birouri flexibile cu servicii sau gestionate, așa încât nu va mai trebui să își facă griji cu privire la angajarea unui nou membru al personalului pentru a ocupa zonele de recepție sau pentru a face muncă administrativă.