Coworking és az adatbiztonság

A coworking (közösségi) irodákban való munkavégzésnek számos előnye van, beleértve a rugalmas bérleti feltételeket és a kulcsrakész irodai környezetet. Gyakran azonban adatbiztonsággal kapcsolatos aggályokat is hallunk. Jelen cikkünkben ezt a kérdéskört szeretnénk körbejárni, valamint lehetséges megoldási irányokat is fölvázolni.

Adatbiztonság megosztott internettel

Egy coworking irodában, ahol egy nagy közösségi térben lévő munkaállomásokat egy időben több vállalkozás is használ, a tagok közösen használják ugyanazt az internet előfizetést (WIFI hálózatot). Egy megosztott hálózaton keresztül mindenki láthatja a teljes adatforgalmat – ami fölvet kérdéseket.

Röviden, a WIFI hálózat különböző hozzáférési pontokból (access point, AP) áll. Klasszikus megoldás, ha az egyetlen fizikai hálózatot több, jelszóval védett virtuális hálózatra osztjuk (’guest’ + ’iroda’ + ’xy kft’ elnevezés alatt). De a hozzáférési pontokat lehetőséget kínálnak arra is, hogy a hálózatot fizikailag is különböző részekre osszuk, az egyes AP-ket jelszóval védve. Ily módon minden ügyfél kaphat „saját hálózatot”, amelyhez csak ő férhet hozzá. Ez azt jelenti, hogy a vállalat belső adatai továbbra sem láthatók mások számára. Ha vannak rendellenességek, könnyen hozzárendelheti őket egy AP-hez.

A Clean Desk policy, mint adatbiztonsági csodafegyver

Ha a klasszikus coworking lényege a shared desking, vagyis a munkaállomások időben egymást követő, de közös használata, akkor értelemszerűen a többek által használt munkaállomásokról mindenkinek a saját iratait, adatait el kell tüntetnie a munkavégzése után. Ezenkívül ügyelni kell arra, hogy az érzékeny tartalmú dokumentumokat ne egyszerűen dobja a kukába, hanem iratmegsemmisítővel semmisítse meg őket. De a legjobb a papírmentes munkahely, amivel a környezetünkre is vigyázunk.

Természetesen előfordulhat, hogy a coworking tagok elmennek az íróasztal mellett, és megnézik a képernyőt. Erre vannak olyan adatvédelmi filmek, amelyek ráragaszthatóak a laptopunk képernyőjére. Ily módon az érzékeny tartalmú digitális dokumentumok is védettek az illetéktelen megtekintés ellen.

Telefonáláshoz telefonfülke

Egy közös, coworking irodatérben a telefonálás sem egyszerű mutatvány, különösen, ha ügyfelekkel kell érzékeny üzleti témákat érintenie. Erre számos kulturált megoldás létezik, a modern beltéri telefonfülkék saját áramellátással, szellőztetéssel stb. is rendelkeznek.

De az igazi megoldás: a privát iroda

A kulcsrakész, rugalmasan bérelhető coworking műfajhoz nagyon hasonló előnyökkel bír a serviced office avagy szolgáltatott iroda. A szolgáltatott irodákban is vannak közös használatú helyiségek, mint a lobby, business lounge, kávézó, konyha vagy éppen a folyosók. De a legfontosabb különbség éppen az, hogy a szolgáltatott irodák elhagyják a shared deskinget, a munkaállomások privát, zárható irodákban vannak. A privát irodák mérete is változó, jellemzően 2-20 munkaállomás között mozognak, az egyes privát irodákban nem csak wifi, hanem elszeparált vezetékes internet is elérhető. Igény esetén az egyes ügyfelek saját IP címet is kaphatnak, sőt, az egyébként közös – de bekamerázott/beléptetővel védett – szerver szobákba saját, zárható rack szekrényben helyezhetők el a privát szerverek.
Azok, akiknek a coworking nyújtotta rugalmasságon és kulcsrakész, esztétikus irodatereken túl az adatbiztonság is fontos, egyértelműen a szolgáltatott iroda a megfelelő választás.

Privát, szolgáltatott irodát keres? Vegye fel velünk a kapcsolatot!

https://dbh-group.com/hu/szolgaltatott-irodak