Értelmezd újra, amit az irodádról eddig gondoltál!

Szolgáltatott irodák már a ’90-es években léteztek, de igazán csak a 2008-as gazdasági világválságot követően kezdődött meg a térhódításuk. Bő fél évvel ezelőtt pedig valószínűleg szintén más szempontokat tartottunk volna fontosnak az irodabérléssel kapcsolatban, de a koronavírus járvány és annak hatásai miatt újabbak is előtérbe kerültek. Az egyre népszerűbb otthoni munkavégzés vagy a cég létszámának hirtelen változása átalakította az irodabérléshez való hozzáállásunkat is. Egy válsághelyzet mindig kiszámíthatatlanságot hordoz magában, így szükségessé válik a rugalmasság és a gyors reagálás. A szolgáltatott irodák éppen erre keresnek megoldást a több évre kötött, fix és nehézkesen vagy egyáltalán nem módosítható konstrukciókkal szemben.

Szolgáltatott iroda vs. co-working iroda

De mit is jelent pontosan ez a kifejezés? Lényegében egy olyan, teljeskörűen felszerelt és berendezett irodát, ami akár azonnali költözéssel rendelkezésre áll. A bérleti feltételeket rugalmasan kezelik mind a bérleti idő, mind a bérelhető terület vonatkozásában. A szolgáltatott irodákat elsősorban az úgynevezett co-working, azaz közösségi irodáktól kell elhatárolnunk. Egy közösségi irodában nem irodát, hanem egy nagy, nyitott irodatérhez való hozzáférést fizetünk. Nem csak saját munkatársainkkal, hanem más cégek dolgozóival tartózkodunk egy térben. Gyakorlatilag, ahol éppen találunk magunknak helyet, oda ülünk le, nincsen fix munkaállomásunk, saját íróasztalunk, de sokszor még egy fiókunk sem.
Amíg a co-working iroda esetén csak egy széket, szolgáltatott iroda esetén legalább egy asztalt, de jellemzően egy külön helyiséget tudunk bérelni. Más néven instant irodának is nevezik, ugyanis egyrészt maga az iroda is maximálisan felszerelt bútorokkal és irodatechnikai eszközökkel, másrészt választhatunk magunknak különféle irodán kívüli háttérszolgáltatásokat is. Itt a paletta nagyon színes, bérelhetünk tárgyalót, kérhetünk titkárnő, székhely- vagy recepciószolgáltatást, nyomtatási és fénymásolási lehetőséget is.

Milyen áron juthatok hozzá?

Elsősorban konstrukciófüggő, de megállapodás tárgyát is képezheti, hogy a bérleti díj hogyan épül fel, mi tartozik az alapszolgáltatásba és miért kell extra szolgáltatásként külön fizetnünk. Összeségében a szolgáltatott irodák bérleti díja meghaladja a hagyományos irodákét, de ennél azért egy összetettebb helyzettel állunk szemben. Egy „A” vagy „B” besorolású iroda esetében az irodabérleti díjon felül fizetnünk kell az üzemeltetési költségekért, takarításért, közüzemi és internetszolgáltatásokért, parkolóhelyért és adott esetben sok más rejtett, a használat során előbukkanó költségért is. És a munkaállomások díja nem is minden esetben teszi ki összköltségünk egészét, az úgynevezett „közös területi szorzó” formájában a más cégekkel közösen használt területek után is a zsebünkbe kell nyúlni.
A szolgáltatott irodák bérleti díja tehát valamivel magasabb, mindent összeadva egy „A” kategóriás iroda árszínvonalán mozog. Egy „A” kategóriás irodaházban egy munkaállomás költsége akár 300 euró is lehet, míg ugyanez a szám egy „B” kategóriás házban 220 euró körül alakul havonta. Ma Budapesten egy co-working munkaállomás havi díja általában 150-300 euró közé, míg a szolgáltatott irodák munkaállomás költsége havi 250-450 euró közé esik.

Miért járhatok akkor mégis jól vele?

Mégis számos előnyt biztosíthat számunkra a magasabb havi költségek ellenére is. Egyrészt a fizetési konstrukció átlátható, nincsenek felesleges költségek. Azt kapjuk, amt kérünk, és ha előzetesen pontosan felmértük igényeinket, akkor csak azt kérjük, amire valóban szükségünk van. Másrészt egy szolgáltatott iroda esetében fennálló szerződésünk időtartama alatt is rugalmasan módosíthatjuk a feltéteket. Ha a cég átáll a heti váltásban home office munkavégzésre, és hirtelen feleannyi munkaállomásra van szükség, akkor nem kell kivárni a szerződés végét ahhoz, hogy meg tudjunk válni feleslegessé vált irodaterünktől. De ha új projektbe fogunk és növelni szeretnénk cégünk létszámát, akkor hasonlóan egyszerűen bővíthetjük is azt, majd a projekt végeztével könnyedén állhatunk vissza az eredeti állapotra.
Ez a rugalmasság az, amit egy szolgáltatott iroda esetében megfizetnünk a magasabb havi szolgáltatási díjjal. Viszont ezzel tudjuk hosszabb távon költségeinket optimalizálni és irodánkat cégünkre testhezállóan alakítani. Meg tudjuk szüntetni az üresjáratokat, nem kell felesleges költségekbe vernünk magunkat a ki nem használt területek miatt. Ha pedig előttünk áll a hirtelen bővülés lehetősége, nem kell csak azért elesnünk potenciális ügyfeleinktől, mert nem tudunk kellő kapacitással előállni a közeljövőben.
A hagyományos irodabérlet sem a „múlté”
Tény, hogy munkaállomásokra lebontva a jelenlegi piacon a szolgáltatott iroda összköltsége valahol az „A” kategóriás irodáké körül vagy valamivel afelett mozog. A hagyományos irodabérlet azonban jellemzően egy nagyon kötött, hosszútávú elköteleződést jelent. A minimális bérleti idő nagyjából három évről indul, de egy jobban felszerelt vagy kiemelt lokációval rendelkező iroda esetén ez akár öt – tíz évet is jelenthet. A minimálisan bérelhető terület nagyjából 300 négyzetmétertől kezdődik, de akár 1000 négyzetméter feletti minimumra is találhatunk példát.
Természetesen ez is lehet kedvező konstrukció, például, ha már stabil, megbízható ügyfélkörrel rendelkezünk, az évek alatt sikerült megtalálnunk az ideális létszámot és merjük feltételezni, hogy a jövőben sem fog olyan történni, ami ezt a helyzetet hirtelen megváltoztatná. És akkor sem lennénk feltétlen elveszve, ha mégis bekövetkezne. Nyithatunk új irodát, hozhatunk létre fióktelepet. Ha pedig kevesebb munkaállomásra lenne szükségünk, a bérelt területet albérletbe is adhatjuk, talán éppen instant iroda formájában. (Mint ahogy erre találhatunk is példákat mostanában).

Kinek is éri meg akkor tulajdonképpen?

Ha kisebb vállalkozásként működtök vagy frissen alakultatok start-up cégként, akkor ideális választás lehet számodra a szolgáltatott iroda. Ha egy professzionálisan felszerelt, jó lokációval rendelkező, modern benyomást kínáló irodaházat keresel kisebb létszámmal működő cégednek, akkor a hagyományos konstrukcióban gondolkodva igen nehezén feladattal találod magad szemben. A lakásirodákkal kapcsolatban sem sokkal egyszerűbb a helyzet. Jó helyen, egy kezdő vállalkozás számára kedvező áron szinte lehetetlen bérelni. Bár a lakásirodák bérleti díja a budapesti albérletpiaci árak növekedését követte, drasztikus csökkenésre a közeljövőben sem lehet számítani. Nem beszélve arról, ha esetleg nagyobb ügyfélforgalommal rendelkeztek, akkor nem is egy lakásiroda lenne a legkényelmesebb megoldás számotokra.
Szolgáltatott irodák viszont a város szinte minden pontján, így a frekventáltabb környékeken is bérelhetők. Nincsen, vagy nagyon elenyésző a minimálisan bérelhető terület, már pár fővel, néhány tíz négyzetméteren is berendezkedhettek. A konstrukció pedig rugalmas, kényelmesen tudja követni vállalkozásod méretének alakulását, akár felfelé, akár lefelé. Nem kell hosszútávra elkötelezni magad és ha a szerződéses feltételek változtatása sem jelent megoldást, lényegesen rövidebb felmondási idő alatt szüntetheted meg az irodát. A különböző szolgáltatásokkal ügyesen kalkulálva pedig rengeteg költséget takaríthatsz meg magadnak. Nem kell bútorokba, irodatechnikai eszközökbe invesztálnod, a székhely vagy titkárnői szolgáltatásokkal pedig akár egy teljes munkakört is spórolhatsz. Bérelhetsz tárgyalót heti pár órára, konferenciatermet akár fél napra, válogathatsz a legkülönbözőbb plusz szolgáltatások között, amíg meg nem találod a céged számára megfelelő konstrukciót.