Hogyan válasszunk irodát?

Márciusban a koronavírus járvány egyik napról a másikra változtatta meg hétköznapjainkat. Egy pillanat alatt találták magukat a diákok az online oktatás, a nyugdíjasok a vásárlási idősávok, a munkavállalók pedig a home office munkavégzés világában. Ami addig sok cégnél kivételes lehetőség volt, 2020 tavaszán általánossá vált. Ugyan a távmunka számos előnyét ismerhettünk meg az elmúlt hónapokban, hosszú távon azonban az irodai munkavégzést teljesen nem fogja kiváltani. Így a megfelelő iroda kiválasztása továbbra is fontos marad, azonban újabb szempontokat is célszerű figyelembe venni. Mostani cikkünkben a budapesti bérelhető irodák piacán nézünk körbe, feltérképezve az aktuális lehetőségeket és számba véve az irodaválasztásnál szóba jöhető szempontokat.

Az első és egyik legfontosabb lépés a lokáció megválasztása. Munkatársaink és leendő partnereink számára egyaránt lényeges szempont, hogy milyen gyorsan tudnak az iroda közelében parkolóhelyet találni vagy azt milyen tömegközlekedési útvonalakon, hány átszállással tudják megközelíteni. Ezért, ha nem szeretnénk külön parkolóhelyeket is bérelni, érdemes szem előtt tartani, hogy valamely közlekedési csomópont közelében elhelyezkedő, de tömegközlekedéssel mindenképpen jól megközelíthető helyszínt válasszunk. Belvárosi iroda esetén, ahol a parkolóhely nem csak ritka, hanem valószínűleg drága is, ez hatványozottan igaz. A lokáció megválasztásánál érdemes azt is számba venni, hogy milyen étkezési, ügyintézési vagy bevásárlási lehetőségek vannak a környéken. Egy-egy hajtósabb, hosszabb munkanap közepén kiváló felüdülést tud jelenteni, ha csak egy ebéd erejéig ki tudunk szakadni munkakörnyezetünkből, kiszellőztethetjük a fejünket, rendezhetjük gondolatinkat. Ha pedig sürgős elintéznivalónk akad, akkor szívesen áldozunk rá az ebédidőnkből is, így előnyös lehet, ha ATM automaták, bankfiókok, postahivatal vagy gyógyszertár is megtalálható a közelben.

Szintén fontos kérdés, hogy mekkora irodát mennyi időre szeretnénk bérelni. A minimális bérleti idő vonatkozásában meglehetősen vegyes képet fest a jelenlegi budapesti piac. A rövidebb minimum bérleti idő első sorban a szolgáltatott irodákra jellemző, míg zöld vagy A és A+ besorolás esetén öt, de akár tíz évvel is számolhatunk. A minimum bérbeadható terület nyilvánvalóan függ az irodaház méretétől és pillanatnyi telítettségétől. Ez szintén változatos képet mutat, a 10 -20 négyzetmétertől az 1700 négyzetméterig terjed, de átlagosan 500 négyzetmétertől találhatunk bérelhető terültet, ha a bérbeadó köt ki ilyen feltételt. Előfordulhat azonban, hogy cégünk folyamatosan bővül, vagy csak nem tudjuk, hogy mekkora létszámmal fogunk dolgozni a közeljövőben vagy hány munkaállomásra lesz szükségünk. Több irodaház igyekszik rugalmasan kezelni a kérdést és lehetővé teszik, hogy vállalkozásunk méretének alakulását irodaterületünk is követni tudja. Ha nagyobb – vagy éppen kisebb – területre lenne szükségünk, a szolgáltatott/közösségi irodákban, sokkal gyakrabban van mód az irodaméreten módosítani, a szerződés fennállása alatt módosíthatunk irodánk méretén. Egyes irodaházakban van lehetőség ideiglenes irodák felállítására is. Ezesetben létrehozhatunk egy projektirodát, amit aztán a projekt végeztével, egy hónapos felmondási idővel megszüntethetünk.

Az alapvető kérdéseket tisztázása után gondolkodhatunk azon, hogy miképp tudnánk leendő irodánkat cégünkre testreszabni, minél professzionálisabb benyomást kelteni és megteremteni a gördülékeny, hatékony napi munkavégzés feltételeit. A hirdetések a legkülönfélébb extra szolgáltatásokat ajánlják, kis türelemmel és kitartással biztosan találhatunk az igényeinknek megfelelő megoldást. Az online konferenciák és meetingek világában a megbízható IT infrastruktúra már-már létszükséglet, szerencsére több irodaházban is garantálják a folyamatos, megbízható és gyors internet kapcsolatot. Ha rendszeresen fogadunk vendégeket, előnyünkre válhat a recepciószolgáltatás lehetősége. Előfordulhat, hogy ügyfelünk érkezésekor éppen belefeledkeztünk a munkába, sürgős teendő jött közbe vagy éppen csak nem sikerült aktuális feladatunk végére érni. Senki nem szeretné partnereit megváratni, esetleg felkészületlenül fogadni, ezért ez egy kifejezetten hasznos szolgáltatás lehet. Elkerülhetjük, hogy véltelenül is a felkészületlenség vagy az udvariatlanság benyomását keltsük és nyugodtan összpontosíthatunk az igazán lényeges, szakmai dolgokra. Egy világos, természetes fénnyel jól megvilágított irodaház önmagában is javíthatja irodánk összképét, az ott tartózkodás komfortérzetét, így érdemes ezt is szem előtt tartanuk. Bár a szociális távolságtartásra feltehetően a következő hónapokban is nagyobb figyelem fog összpontosulni, hosszútávon a közösségi terek vagy a co-working irodák szerepe nem valószínű, hogy leértékelődne. Azon túl, hogy a munkával teli hétköznapokban egy kis környezetváltás mindig frissítően hat, remek alkalom a networkingre, kapcsolati hálónk szélesítésére, új impulzusok szerzésére.

Végül, de nem utolsó sorban az egyes költségoptimalizáló megoldások között böngészhetünk. Amennyiben jelenleg nem szeretnénk jelentős összeget tárgyi eszközökbe invesztálni, akkor érdemes a teljesen felszerelt irodák között keresgélnünk. Ha most indult vállalkozásunk, vagy csak szimplán bővülni szeretnénk, de nem tudunk vagy akarunk még komolyabb tőkét bevonni, akkor gondolkodhatunk szolgáltatott irodában is. Ezek sok esetben azonnal költözhetők, irodabútorral, internettel, számítástechnikai és irodai eszközökkel felszerelten vehetjük őket birtokba. A recepciószolgáltatás mellé választhatunk székhelyszolgáltatást is, így akár egy teljes munkakört is spórolhatunk, azok minden adminisztrációs terhével együtt. Szerződéskötést megelőzően pedig mindenféleképpen érdemes tisztázni, hogy a szerződéses ár a plusz szolgáltatásokat magában foglalja-e, nincsenek-e esetleg rejtett költségek. Például kell-e külön fizetni a fogyóeszközökért (elfogyasztott kávék, kimenő hívások, fénymásolás) vagy a bérleti díj kiterjed-e a közüzemi költségekre is.

És milyen áron kaphatjuk meg mindezt? Egységes konstrukció természetesen ebben sincs, az nagyban függ az irodaház elhelyezkedésétől, besorolásától. Szolgáltatott irodák esetében a bérleti díj meghatározásra kerülhet munkaállomásonként havidíj formájában, de előfordul személyenként megállapított havidíjas konstrukció is. Legjellemzőbb a bérelt négyzetméter alapján fizetendő havidíj, mely általában az iroda bérleti díjból és az üzemeltetési díjból tevődik össze. Összességében a budapesti irodák bérleti díjai a nettó 10 és 25 euró/hónap/négyzetméter közötti áron mozognak. Ezen felül bérelhetünk parkolóhelyeket is, felszíni parkolóhelyek esetében nettó 50 és 80 euró, mélygarázsok esetén jellemzően parkolóhelyenként nettó 120-150 euró havidíj ellenében.