Közösségépítés az irodában

A DBH Serviced Officeban az ügyfél-élmény nem csak városi legenda. Fontosnak tartjuk, hogy ne csak irodát, tárgyalót adjunk ügyfeleinknek, hanem a szolgáltatás részeként egy minden értelemben inspiráló, kreatív közösségi teret biztosítsunk számukra, ahol a kávészünet alatt feltöltődhetnek és baráti, üzleti kapcsolatot építhetnek egymással.

Nemrég az OfficeUp rendezvényén jártunk, ahol munkatársunk, Tilless Anna (DBH Serviced Office), az irodai közösségépítésről szóló kerekasztal beszélgetésben vett részt. A „Közösség irodája. Hogyan építsünk második otthont?”elnevezésű panelben további meghívottként- Dr. Würsching Péter MRICS, Bérbeadási Vezető, JLL, Lovas Gusztáv – Ügyvezető igazgató, Decor Floor, Mantuano Mónika – Marketing vezető, HP, valamint a beszélgetés moderátora, Klementz Kata, a Loffice társalapítója vettek részt, ki-ki a saját szakterületének perspektívájából közelítve a kérdéskörhöz.

Hogyan építsünk második otthont?

Akárcsak egy otthon kiválasztásánál, az irodánál is eltérő igényekkel érkeznek az új „lakók”. Ez nagyrészt függ a vállalkozás jellegétől, a generációs összetételtől és nem utolsó sorban a létszámtól is. Induló vállalkozásoknak, Y generációsoknak kiváló lehet a coworking, a szolgáltatott iroda vagy a lakásiroda, míg 20 fő felett már inkább a klasszikus irodabérlési lehetőségek nyújtanak megoldást.

Legyen legalább olyan színvonalú az iroda, mint az otthonunk!

A panelbeszélgetés résztvevői közül sokan érveltek amellett, hogy az irodának egyfajta második otthonként kellene működnie, míg mások éles határt húztak a munka és magánélet közé.

Abban azonban mindenki egyet értett, hogy az otthontól eltérően, ahol elsősorban a pihenésé és a kikapcsolódásé a főszerep, egy irodának sokkal inkább inspiráló közegként kell funkcionálnia, igazodva a mai munkaerőpiaci elvárásokhoz is. Éppen ezért az irodai közösségépítést 2 irányból érdemes vizsgálni: egyrészt maga a tér fizikális berendezése az, amellyel a közösséget összehozni vagy éppen szeparálni tudjuk, másrészt pedig a szervezett események és a munkavállalókkal való törődés, azok, amelyek még inkább közösséggé kovácsolják az ott dolgozókat.

A szervezeti átalakulás hozza magával az irodai terek átalakítását is

A munkaerő megtalálásáért és megtartásáért folytatott küzdelemben hangsúlyos szerepet kapott az utóbbi pár évben az employer branding, valamint a munkahelyi wellbeing (a munkavállalókkal való törődés és az egészséges munkakörnyezet megteremtése). Átalakulóban a munkaidő beosztás is, egyre több helyen kapnak lehetőséget a munkavállalók arra, hogy munkaidejük egy részéről szabadon rendelkezhessenek, illetve heti egy alkalomnál több home office lehetőséggel éljenek.

Mindezeknek köszönhetően az irodai területek kihasználtsága megváltozott, nem tartózkodik egyszerre annyi ember az irodában, mint a klasszikus munkaidő beosztás esetén. Több terület szabadul fel, amelyeknek új jelleget vagy funkciót adhatunk, mely egyaránt alkalmas a munkavégzésre, de a közösségi létre is.

Office space

A coworking irodákban, ahol jellemzően az Y generáció képviselteti magát, térrendezési szempontból sokkal inkább az interakcióra alkalmas térrendezési elveket kell figyelembe venni az irodaterület kialakításakor. Egy szolgáltatott iroda esetén, ahol elsősorban a kis-középvállalkozások bérelnek irodát, több dolognak is szeparáltan kell történnie, úgy, hogy közben inspirálóak maradjanak a közösségi funkciójú terek is.

Jelentősen megváltoztak az iroda piaci trendek az elmúlt 5-10 év során. A szolgáltatott iroda szegmensére korábban jellemző volt, hogy adott területen minél több munkaállomást hozzunk létre. Mostanra ez jelentősen megváltozott, sokkal nagyobb hangsúlyt kap, hogy legyenek olyan elszeparált terek, ahova el lehet vonulni vagy alternatív munkavégzési helyként jelenjenek meg térbútorok a lobbyban pl. call box vagy egy pult, ahol akár állva, de szintén ergonomikusan kialakított térben lehet dolgozni.

Nálunk, a szolgáltatott irodákban, az open office területek ritkán kihasználtak. Egyre inkább a kisebb, saját terek felé tartanak az igények: saját zárható iroda, elszeparált tárgyaló, a közös tereken belül legyenek olyan alternatív munkavégzési lehetőségek vagy kisebb tárgyaló sarok, ahol el tudnak vonulni a bérlők.

Vállalati oldalról nézve azonban, ahol egyetlen cég munkavállalói dolgoznak egy térben, az open office megoldásoknak még mindig lehet közösségépítő szerepe. Több multinacionális cégnél előírás az open office működés, emellett 1-2 nap otthoni munkavégzést is lehetővé téve.

A beszélgetés több résztvevője is kiemelte, hogy open officeban működnek, azonban létezik egyfajta minimális térbeli elszeparáltság a front és back office-on dolgozó munkatársak között. A közös térben való munkának köszönhetően egészen rendhagyó együttműködések is születtek már a különböző funkciók között (pl. back office adott leadet a salesnek), pusztán azért mert hallották ki miről beszélt a napi munka során. A panel egyik résztvevője azt is hozzátette, hogy az otthoni munkavégzés mennyire megnehezítette az egyébként open officeban dolgozó munkatársak közötti interakciót, így saját hatáskörében nem preferálja a home office lehetőséget.

Együtt (l)enni jó – Ahol a fontos döntések születnek

A konyha továbbra is elsődleges színtere a közösségi összejöveteleknek. A napközbeni étkezéseken túl azonban egyéb funkciót is kaphat. Éppen ezért térrendezés szempontjából is fontos, hogy több asztal, több féle ülő alkalmatosság legyen; legyen úgy berendezve, hogy akár egy rövidebb megbeszélésre is szívesen beüljenek, emellett pedig gondoskodni kell a megfelelő szellőztetési lehetőségről és természetes fényről.

Van a közös étkezésnek valami megmagyarázhatatlan varázsa. A panel résztvevői közül is sokan hisznek abban, hogy megbeszélést a konyhában érdemes tartani. Többen is említették, hogy a heti meetinget gyakran szervezik a reggeli kávézás idejére.

Mit sem ér a designos iroda programok nélkül

A jól megválasztott iroda designnak erős brandépítő szerepe is lehet, az egyes tereken átívelő, storytelling jellegéből adódóan, amely szintén erősíti az egy közösséghez való tartozást akár vállalati, akár szolgáltatói térben. Megteremtve az iroda alaphangulatát a designnal, a programokkal csak még inkább fokozhatjuk a közösségi életérzést.

Vállalati oldalon a közösségépítés legmarkánsabban még mindig a csapatépítő programokon keresztül jelenik meg. Azonban a kerekasztal beszélgetés résztvevői közül többen is kiemelték, hogy a csapatépítő tréningeken túl növekszik a munkatársak által kezdeményezett, munkaidőn kívüli programok száma is pl. hétvégi közös kirándulás, főzés, társasjáték estek. Hallottunk olyan storyt is, ahol az iroda felújítás idejére, 1 hónapra, szerepet cseréltek a cég munkavállalói. A kísérlet nagy változást hozott a vállalkozás életébe; a pl. a korábbi izoláltság a fizikai és szellemi munkavállalók között megszűnt, igazi közösséggé kovácsolta őket a közös munka. Sokkal jobban becsülik egymás munkáját és egymás szerepét a cég életében, melynek közvetlen hatása is megmutatkozott az eredményekben.

Ezen kívül egyre jellemzőbb, hogy úgynevezett pihenőtereket hoznak létre az irodán belül, ahol játszani, beszélgetni, de akár dolgozni is lehet, ha valakinek éppen ott kényelmes.

Részünkről, mint szolgáltató részéről is fontos szerepet kap a közösségszervezés. Üzleti modellünk egyik alappillére, hogy a növekedésben különböző üzletviteli szolgáltatásokkal is támogassuk a nálunk szolgáltatott irodát bérlőket. Mivel a folyosón viszonylag ritkán futnak össze vagy keveset beszélnek egymással, rendszeresen szervezünk, üzleti reggeliket, ügyfélrendezvényeket, ahol azon túl, hogy az új bérlők is bemutatkoznak,  egymás megismerésére és a networkingre is adódik lehetőség. Nem egyszer született már ezeken a reggeliken együttműködés a bérlők között.

A programok mellett azonban még fontosabb szerep jut az emberi tényezőnek, mondhatni ez a mi valódi szupererőnk. Az elmúlt év során 4 új ügyfél is átjött hozzánk a konkurenciáról, kifejezetten az ottani ügyfél kezelés színvonalára hivatkozva. Nem véletlen munkatársaink pozíció megnevezése sem: Customer Care Coordinator. A recepciós, asszisztensi feladatokat ellátása mellett gondoskodnak az ügyfelek jóllétéről irodáinkban. Sokat számít egy-egy apró figyelmesség, mindenféle üzleti vonatkozás nélkül, akár csak egy mosoly, amikor ügyfeleink belépnek reggel az irodába.

Mi az OfficeUp?

Kilencedik alkalommal adták át az ÉvIrodája díjat idén februárban az OfficeUp rendezvényén. A szervezők évről évre egyre több, a témához kapcsolódó inspiráló eseménnyel színesítik a programsorozatot. Szakmai előadásokkal, kerekasztal beszélgetésekkel és dizájnkiállítások segítségével mutatták be, hogyan változik a munkahely és az irodatér jövője, milyen igényei vannak az új generációknak, milyen megoldásokkal válhat egy-egy iroda a mindennapokban is az év irodájává.

Képek: https://www.facebook.com/iroda.hu/